6-5 客戶來電問「上次那封信」，客戶主檔裡就查得到¶
案例主角：業務、業務助理 ｜ 模組：E 營業收款 · 客戶資料表 · 信件搜尋
更新日期：2026-10 ｜ 重要度：★★★★☆
場景：信在信箱裡，客戶資料在 ERP 裡¶
甲山工業的採購張小姐打電話來：「上次你們回的那份報價，交期是寫 14 天還是 21 天？」接電話的是業助小美。報價是業務王志明從業務部的共用信箱回的，王志明今天在外面拜訪客戶。
小美只好先說「我查一下再回您」，掛掉電話打開信箱，在幾千封信裡用關鍵字一封一封翻：「甲山」搜出幾十封，「報價」又是幾十封，往來的人有採購、品保、會計，還夾著其他客戶的轉寄。翻到那封回信，十幾分鐘過去，再回撥給張小姐。ERP 裡有這家客戶的訂單、帳款、分類帳，偏偏沒有「我們跟這家客戶說過什麼」——要查，就得離開 ERP、回到信箱裡從頭找。
現在：客戶主檔多一個「信件搜尋」分頁¶
岩月現在把業務部共用信箱（登記在業助小美名下）的信件同步進系統，並依寄件人、收件人、副本的 Email 自動歸戶到對應的客戶或廠商。打開客戶資料表，翻到甲山工業，切到 信件搜尋 分頁——系統當下就帶好這家客戶的代號、預設近三個月的區間，查好列出所有往來信件：誰寄的、什麼時候、主旨是什麼、有沒有附件，一目了然。
切到「信件搜尋」分頁，系統自動帶入甲山工業的代號與近三個月的區間，列出 8 封往來信；點選岩月回覆報價的那一封，下方直接看到內文與附件檔名。（實機截圖）
點任一封信，下方預覽區直接顯示主旨、寄件人、日期與內文。小美接到電話不用掛斷，翻到甲山工業、切分頁、點那封回覆報價的信，「每批交期 14 天」就在畫面上。
實際跑一遍¶
- 在客戶資料表翻到要看的客戶：用查詢或上下一筆都可以。
- 切到「信件搜尋」分頁：切進來就自動以這家客戶的代號、近三個月的區間查好，最多列出 200 封。
- 點一封看內文：下方預覽區顯示內文；有附件時會列出附件檔名，要開附件本體再回原信箱。
- 想找特定的信：條件面板完整開放，加上關鍵字（同時搜主旨、內文、附件檔名、寄件人、收件人與副本），或把日期往前拉，按查詢重查。
- 換下一家：回主檔翻到下一家客戶，再切回分頁，系統自動改查新客戶的信。
看得到哪些信
分頁查的是已同步進系統、而且登記在你名下的信箱。信件預設每天同步一次，急著找剛到的信，可以按分頁上的 立即同步。要看到某家客戶的信，客戶主檔或聯絡人資料的 Email 要維護正確——系統就是靠它把信歸到這家客戶名下。分頁需要「信件搜尋」的瀏覽權限，沒有權限的人看不到這個分頁。
帶來什麼¶
客戶來電問「上次那封信」，從「掛電話、回信箱從頭翻」變成當場查、當場答。信件依 Email 自動歸到客戶名下，不必再用關鍵字在整個信箱裡大海撈針；業務外出、請假時，負責共用信箱的業助打開客戶主檔就查得到。要了解一家客戶的近況，訂單、帳款和往來信件在客戶資料表切分頁就看完，不用在 ERP 和信箱之間來回切換。
| 過去 | 現在 |
|---|---|
| 找一封信要回信箱用關鍵字從頭翻 | 信件依 Email 自動歸到客戶名下，切分頁就列好 |
| 客戶來電要先掛電話、查完再回撥 | 客戶主檔切分頁，當場查到那封信 |
| 業務外出，客戶的信沒人找得到 | 共用信箱同步進系統，負責的業助當場查到 |
| 訂單在 ERP、溝通在信箱，兩邊來回切 | 訂單、帳款、往來信件在客戶資料表切分頁看完 |